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2016事业单位面试技巧:结构化接收信息的三个步骤
2016-05-10 10:41:59  中公事业单位考试题库
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【导读】

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沟通过程就是信息发送者经过编码把信息通过一定的渠道传递给信息的接收者,信息接收者接到信息,进行解码,并做出相应的反馈的过程。但在工作中,特别是高层领导经常会遇到这样一个苦恼,即下属不会汇报和提问。他们希望自己的下属能够用几句简单明了的话把主要问题说明白,而大多员工为了让领导知道自己的汇报内容,恨不得穷尽所有细节,最后领急需知道结果或核心问题的老板云里雾里,不知所云;有时发生紧急事件,则汇报不得不搁置或者弃用。

因此,如何清晰的找出别人说话中传递信息的结构,并有效地概括出核心内容呢?这需要自己具备结构化思考的能力,也就是说,在接收信息时我们应该遵循一定的原则,对于提问,要句话先把问题亮相,用一句话、几十个字概括就能完成,然后如果有必要再介绍关键的背景情况,通常来讲,整理出三个以内的要点,以支持问题或结论。接下来通过观察发现还有必要再陈述更具体的某些方面信息,才需要继续说明。这是一个类似金字塔的结构,从塔尖到塔底分三层。遵循这种结构化信息接收的步骤能够帮助我们从繁杂的信息中识别关键点,理解他人的核心内容并且能总结的条理清楚。

结构化接收信息的步骤作为结构思考力的核心理念之一,分为三个步骤:

步,识别信息中的事实理由以及结论,找出信息中哪些是观点类的,哪些是事实描述类的信息,观点类的信息哪些是结论,哪些是理由,并将其区分开来。

第二步,找出事实与观点的对应关系,并画出结构图。然后,找出这些事实和观点的对立关系,依据事实、理由、结论的对应关系画出结构图。

第三步,一句话概括出所有内容。接受信息除了前两步做到听清楚以外,最后还要简单扼要地概括出所有内容,做到说明白。这里给出了一个比较直白的公式,即在……基础上,从……,……,……,……,N个方面,说明了……。

从这三个步骤中我们可以看到,结构化接收信息步骤中我们对信息接收的原则其实是遵循一种用总分结构归纳问题的方式。首先有一个总的观点,这个观点由多个论据支持,而各个论据又可以由几个子论据支持。这样不断向下延伸,形成一个逻辑缜密的结构化思维框架。

这是一个很好的逻辑框架培训。虽然看起来只是一个简单的先总后分的思考和表达方式,强调先框架后细节,先总结后具体,先结论后原因,先主要后次要。但这种先总后分的思考脉络,能够帮助我们快速掌握事物的关键本质和问题的关键,从总体到局部的鸟瞰而不拘泥于细节。

为了使大家熟练掌握这三个步骤,我们对这三个步骤进行具体的阐述:

步骤一:识别信息中的事实、结论及理由

理由是从一定的立场或角度出发,对事物或者问题所持有的看法,它是支持结论的理由,而理由首先是一个观点,是解释为什么结论可以被认可的原因,也即是它告诉我们为什么可以相信这个结论。它们之间的关系可以用下图来表示:

步骤二:找出对应逻辑关系(因果关系)

判断结论是否合理的前提是,在接收信息时找出对方的结构,也即是找出结论、理由和事实的对应关系,并画出其结构图,当我们把对方的信息梳理后并依据对应关系画出结构图,那么整个内容就会变得非常清晰和明了了。

例如:水污染来源有工业废物、生活污水、农业污水(结论)。

理由是:

1.工业废气、废渣、废液的任意排放造成水体的污染。

2.农业中化肥、农业的使用不当造成水体污染。

3.城市生活污水的大量排放造成水体污染。

支持理由1的事实有:一是工业生产中排放大量未经处理的水、气、渣等有害废物,会严重地破坏农业的生态平衡和自然资源对农业生产的发展造成极大的危害;二是工业“三废”对工业生产本身的危害也很严重,有毒的污染物质会腐蚀管道,损坏设备,影响厂房等的使用寿命;三是环境污染,公害泛滥,直接危害着广大人民群众的健康;还有些污染不容易发现,发现以后造成的危害已经很严重。

支持理由2的事实有:一是农村居民生活废物,二是农村农作物生产废物,包括农业生产过程中不合理使用而流失的农药、化肥、残留在农田中的农用薄膜和处置不当的农业畜禽粪便、恶臭气体以及不科学的水产养殖等产生的水体污染物。

支持理由3的事实有:居民在日常生活中排出的废水。主要是粪便和洗涤污水等。城市每人每日排出的生活污水量为150—400L,其量与生活水平有密切关系。

我们可以用以下结构图来表示:

步骤三:得出结论,一句话概括主题

接收信息的最后一步,也就是我们接收信息的最终目的是做到听清楚、说明白。而如何如何达到这个目的,我们可以最后用一句话来概括,即用一个““的公式,在____的基础上,从____,____,____,____,N个方面,说明了____________。知道这个逻辑之后就可以用这个公式帮助我们用一句话概括出一个结构的所有内容。

比如举个我们在工作里的例子,表达方式一般为:我建议部门做一次宣传活动。原因有三点:一是有利于公司提高收益;二是有利于树立公司形象;三是有利于提高公司市场占有率。接下来你就分别从收益、形象、市场占有率三个方面一一展开论述,具体的方案如下……执行该方案的预算是……。当领导让你总结了,你可以这么说:“在针对公司执行方案的基础上,我从收益、形象、市场占有率三个方面,说明宣传在这次执行方案中的重要性,请领导指示……。

以上是对结构思考力接收信息的三个步骤的探讨,三个步骤是相互关联,密不可分的关系,掌握了这三个步骤,我们将能够在纷繁复杂的信息中,用最短的时间明确、锁定我们所需要的信息,使我们的思维更加的显性化,为接下来的构思和呈现做好充足的准备,进而使我们的工作得以高效率地开展。

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